[서평] 상사 취향 저격, 한 페이지 보고서 기획서 작성법
책을 읽게 된 동기
20년전 직장생활 초기에 보고서 작성에 많은 애로가 있었다. 지금은 업무가 행정 쪽의 업무라 전에 작성하던 보고서, 기획서와는 조금 차이가 있다. 나에게 여전히 보고서, 기획서를 작성하는 것이 쉽지 않은 것은 사실이다. 직장 상사에게 바로 결재를 받기 위해 한 페이지 보고서 기획서 작성법을 읽게 되었다.
한 페이지 보고서, 원칙을 알아야 고민이 풀린다
문서를 잘 쓰는 사람의 프로세스: 과제 → 정보수집 → 논리적 사고(결론&근거) → 창의적 사고(해결안 검토) → 문서 → 문장 다듬기 → 보고
생각을 전달하는 문서는 자신이 한 업무를 어필하는 중요한 수단이며, 문서의 수준이 업무의 수준이 된다.
문서의 핵심 역량은 '올바른 내용'을 '알기 쉽게' 쓰는 것이다.
핵심만 뽑아내는 '한 페이지 사고법'
부드러운 넛지로 똑똑하게 지시 파악하기: 반복, 요약, 환언(상사의 말을 내가 이해한 의미로 정리해서 확인하는 방법), 질문, 가안(빨리 한 장짜리 가안을 작성해 중간 보고)
수준 높은 정보력을 키우는 법: 잘 모아라
- 설문, 포커스 그룹 인터뷰(FGI), 관찰, 전문가 진단/인터뷰, 2차 정보(신문, 전문지 등)
정보 분석의 방법: MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)하게 분류하고 의미를 뽑아라!
- MECE하게 접근하는 방식: 대립형, 곱하기형, 더하기형(3C, 7S, 4P, 4M), 프로세스형
한 페이지 보고서의 목차 구성
원칙 1. 과제와 결론의 관계: 결론은 상대의 질문(과제)에 대한 충분한 답이 되어야 한다.
원칙 2. 세로 방향으로 'Why so/So what?'의 관계가 성립된다.
원칙 3. 근거는 누락이나 중복 없이 MECE하다.
피라미드에서 한 페이지 보고서 작성하기: 핵심 질문은 PPT 문서의 제목으로 그대로 연결된다. 결론 메시지는 PPT 문서의 헤드 메시지로 연결된다. 피라미드 하단의 내용들은 PPT의 본문으로 연계된다.
한 페이지 문서 쓰기: 핵심을 전달하는 기술로 프로처럼 써라
프로의 표현 방식
- 프로의 문서는 '핵심으로 승부한다' → 두괄식 문서
- 프로의 문서는 '보면 바로 이해된다' → 마이크로 피라미드와 대화식 문장
- 프로의 문서는 '숫자 이상의 것을 전달한다' → 표, 차트, 슬라이드의 기술
좋은 제목의 작성법: 상대방의 관심을 끌어야 한다. 용건을 전달하자. 본질+범위로 작성하자
한 페이지 슬라이드: 격이 다른 명품 슬라이드로 표현하라
슬라이드의 언어를 기억하자: 도표, 그래프, 단어, 도식화
PPT 슬라이드는 프레젠테이션 장표가 아니다. 즉 발표자가 메인이고, 슬라이드는 보조 자료다. 때문에 정보의 50% 이상을 담지 않는다.
감상평
기획서와 보고서 작성에 어려움이 있을 때 아주 유용한 책이다. 한 번 읽어서 완전히 자기 것이 되기는 힘들고 교과서처럼 계속해서 보아야 할 것 같다. 책을 보고 따라 해 봐야 책의 내용이 자기의 것으로 체화될 것 같다.